La version de mise en page de la soumission a été préparée par le réviseur selon les normes de la revue. Le responsable de la mise en page fera la mise en page de la soumission dans le format de fichier approprié et le style de mise en page du revue. Le responsable de la mise en page aura recours à des logiciels de tierces-parties pour préparer les fichiers qui sont codés en HTML, PDF, PostScript, etc. (par ex. Dreamweaver, Front Page, Acrobat). Le directeur de la revue peut aussi mettre à la disposition des responsables de la mise en page des directives de mise en page et même une feuille de style, pour les aider à formater correctement les fichiers pour publication.

Téléchargement des épreuves vers le serveur. Lorsque le responsable de la mise en page télécharge un fichier de formatage des épreuves, le système identifiera typiquement le fichier basé sur son suffixe (i.e. PDF, HTML), ainsi il fournira l’information sur la grosseur du fichier et son nom original. Cette étiquette, qui apparaitra dans la table des matières de la revue en relation avec le numéro publié, informera les lecteurs sur le format dans lequel l'article est disponible. Le responsable de la mise en page a aussi l’option d’étiqueter le fichier manuellement. Il peut télécharger vers le serveur plus d’un format de fichier d'épreuves, effacer des fichiers qui ont déjà été téléchargés, et modifier certaines informations, telles le nom du fichier. En téléchargeant vers le serveur des fichiers HTML, les images et les listes de caractères doivent aussi être téléchargées avec le fichier .htm ou .html.

Fichiers supplémentaires. Si l’auteur a téléchargé des fichiers supplémentaires, ils sont déjà en place. Ils seront publiés dans la revue dans leur format original, à moins que la revue n’ait une politique spéciale en ce qui concerne leur préparation (tel les chiffres ou illustrations). Même si la politique est de les publier dans leur format original, le responsable de la mise en page peut souhaiter consulter les fichiers pour s’assurer qu’ils sont lisibles et pour voir s’il y a un moyen de les rendre plus conformes au style et aux normes de la revue. Les fichiers supplémentaires peuvent être crées, modifiés, écrasés et effacés par le responsable de la mise en page (ainsi que par l’auteur, si requis à cause de certains aspects du format de fichier).